MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
1. Hành chính:
a. Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ phận xây dựng, cải tiến và tổ chức áp dụng các hoạt động quản lý hành chính của Công ty:
- Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý và điều hành nội bộ.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và giám sát các bộ phận thực hiện đúng theo hệ thống đã thiết lập.
b. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ trong Công ty, thông tin đến và đi:
- Tổ chức xây dựng và hướng dẫn nhân viên trong bộ phận thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, …
- Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần cuối trước khi trình Lãnh đạo Bộ phận.
- Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về sử dụng con dấu.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ, chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại, fax, thư tín, email,…) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài.
c. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở vật chất tại Công ty:
- Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm và kiểm tra việc quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng (máy fax, máy photocopy, máy đóng báo cáo, máy hủy giấy…) phục vụ cho công việc tốt nhất, hiệu quả nhất.
- Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất trong văn phòng và khắc phục sửa chữa các sự cố.
- Kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hành, …
- Giám sát các bộ phận trong việc sử dụng trang thiết bị, phương tiện, … theo quy định của Công ty.
d. Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc và phòng chống cháy nổ:
- Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường Công ty và phòng chống cháy nổ.
- Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, … và hướng dẫn, giám sát các bộ phận thực hiện.
- Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản và hướng dẫn, giám sát nhân viên thực hiện.
- Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm, gây rối, thất thoát tài sản của Công ty theo chỉ đạo. Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương giải quyết các sự vụ nghiêm trọng.
e. Chủ trì và tham gia thiết lập văn phòng, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu của Công ty:
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mở rộng và nâng cấp văn phòng.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại Công ty.
- Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết. Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
f. Tổ chức chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên Công ty:
- Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên: du lịch, Sinh nhật, lễ tổng kết cuối niên độ, thi đua khen thưởng, các phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, …
- Hỗ trợ các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, thăm hỏi, chăm sóc sức khỏe.
g. Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc:
- Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho nhân viên trong bộ phận.
- Đảm bảo nhân viên trong bộ phận được đào tạo và phát huy đầy đủ năng lực. Phổ biến kế hoạch, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho nhân viên trong bộ phận.
- Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển, … phù hợp.
- Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực phụ trách.
h. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu:
- Tổ chức thực hiện các chương trình hội nghị, họp, hội thảo, lễ kỷ niệm của Công ty.
- Chuẩn bị quà Tết cho khách hàng.
- Sắp xếp phương tiện công tác (visa, vé máy bay, tàu, xe, chỗ ở) cho nhân viên Công ty.
- Đặt và theo dõi việc thanh toán hoa tươi: Sinh nhật, khai trương, kỷ niệm thành lập và các sự kiện khác theo yêu cầu.
- Chỉ đạo trang trí văn phòng Công ty vào các dịp Giáng sinh và Tết Nguyên đán.
- Tổng hợp thông tin và lập báo cáo tự kiểm tra chất lượng dịch vụ kiểm toán.
- Tổng hợp danh sách khách hàng phục vụ cho hồ sơ đăng ký tham gia kiểm toán cho đơn vị có lợi ích công chúng hàng năm.
- Tham gia thực hiện các công việc và dự án khác theo chỉ đạo.
2. Đào tạo:
- Hỗ trợ Bộ phận Nhân sự trong việc tổ chức cập nhật kiến thức hàng năm cho kiểm toán viên
a. Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ phận xây dựng, cải tiến và tổ chức áp dụng các hoạt động quản lý hành chính của Công ty:
- Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các quy trình, thủ tục, biểu mẫu phục vụ quản lý và điều hành nội bộ.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và giám sát các bộ phận thực hiện đúng theo hệ thống đã thiết lập.
b. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ trong Công ty, thông tin đến và đi:
- Tổ chức xây dựng và hướng dẫn nhân viên trong bộ phận thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, …
- Chỉ đạo nhân viên soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần cuối trước khi trình Lãnh đạo Bộ phận.
- Chỉ đạo, giám sát thực hiện quy định về sử dụng con dấu.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ, chứng từ của Công ty thuộc phạm vi quản lý.
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên trong việc tiếp nhận, xử lý các thông tin (điện thoại, fax, thư tín, email,…) đến Công ty và từ Công ty ra bên ngoài.
c. Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phương tiện và cơ sở vật chất tại Công ty:
- Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm và kiểm tra việc quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng (máy fax, máy photocopy, máy đóng báo cáo, máy hủy giấy…) phục vụ cho công việc tốt nhất, hiệu quả nhất.
- Tổ chức theo dõi hoạt động của hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất trong văn phòng và khắc phục sửa chữa các sự cố.
- Kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hành, …
- Giám sát các bộ phận trong việc sử dụng trang thiết bị, phương tiện, … theo quy định của Công ty.
d. Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc và phòng chống cháy nổ:
- Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường Công ty và phòng chống cháy nổ.
- Tổ chức xây dựng, thiết lập các quy định, quy trình kiểm soát an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, … và hướng dẫn, giám sát các bộ phận thực hiện.
- Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản và hướng dẫn, giám sát nhân viên thực hiện.
- Tham mưu và tổ chức xử lý các vụ việc vi phạm, gây rối, thất thoát tài sản của Công ty theo chỉ đạo. Trực tiếp phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương giải quyết các sự vụ nghiêm trọng.
e. Chủ trì và tham gia thiết lập văn phòng, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu của Công ty:
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mở rộng và nâng cấp văn phòng.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại Công ty.
- Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết. Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
f. Tổ chức chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên Công ty:
- Tham gia tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho nhân viên: du lịch, Sinh nhật, lễ tổng kết cuối niên độ, thi đua khen thưởng, các phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, …
- Hỗ trợ các hoạt động phòng chống, khám chữa bệnh, thăm hỏi, chăm sóc sức khỏe.
g. Quản lý, giám sát nhân sự trực thuộc:
- Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho nhân viên trong bộ phận.
- Đảm bảo nhân viên trong bộ phận được đào tạo và phát huy đầy đủ năng lực. Phổ biến kế hoạch, quy định và thay đổi đầy đủ, kịp thời cho nhân viên trong bộ phận.
- Thực hiện chương trình đánh giá đúng quy định. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, điều chuyển, … phù hợp.
- Bố trí nhân sự đúng người đúng việc và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực phụ trách.
h. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu:
- Tổ chức thực hiện các chương trình hội nghị, họp, hội thảo, lễ kỷ niệm của Công ty.
- Chuẩn bị quà Tết cho khách hàng.
- Sắp xếp phương tiện công tác (visa, vé máy bay, tàu, xe, chỗ ở) cho nhân viên Công ty.
- Đặt và theo dõi việc thanh toán hoa tươi: Sinh nhật, khai trương, kỷ niệm thành lập và các sự kiện khác theo yêu cầu.
- Chỉ đạo trang trí văn phòng Công ty vào các dịp Giáng sinh và Tết Nguyên đán.
- Tổng hợp thông tin và lập báo cáo tự kiểm tra chất lượng dịch vụ kiểm toán.
- Tổng hợp danh sách khách hàng phục vụ cho hồ sơ đăng ký tham gia kiểm toán cho đơn vị có lợi ích công chúng hàng năm.
- Tham gia thực hiện các công việc và dự án khác theo chỉ đạo.
2. Đào tạo:
- Hỗ trợ Bộ phận Nhân sự trong việc tổ chức cập nhật kiến thức hàng năm cho kiểm toán viên
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Tốt nghiệp Đại Học trở lên chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Hành chính tổng hợp, Ngoại ngữ, Văn thư lưu trữ hoặc các chuyên ngành liên quan
- Tối thiểu tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành quản trị dự án, quản trị hành chính văn phòng, luật hoặc các chuyên ngành liên quan khác
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong mảng hành chính, ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Có kiến thức về quản trị hành chính và hiểu biết về quy định pháp luật liên quan
- Có kiến thức về các thủ tục và quy trình quản lý nguồn nhân lực
- Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc, điều phối, quản lý công việc tốt
- Linh hoạt trong ứng xử và khéo léo giải quyết các vấn đề, khả năng giải quyết xung đột
- Sử dụng thành thạo máy vi tính, các phần mềm văn phòng
- Kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, tư duy logic và giải quyết vấn đề mạnh mẽ
- Có khả năng tổ chức và quản lý sự kiện
- Có khả năng làm việc theo nhóm và làm việc dưới áp lực cao
- Tối thiểu tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành quản trị dự án, quản trị hành chính văn phòng, luật hoặc các chuyên ngành liên quan khác
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong mảng hành chính, ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Có kiến thức về quản trị hành chính và hiểu biết về quy định pháp luật liên quan
- Có kiến thức về các thủ tục và quy trình quản lý nguồn nhân lực
- Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc, điều phối, quản lý công việc tốt
- Linh hoạt trong ứng xử và khéo léo giải quyết các vấn đề, khả năng giải quyết xung đột
- Sử dụng thành thạo máy vi tính, các phần mềm văn phòng
- Kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, tư duy logic và giải quyết vấn đề mạnh mẽ
- Có khả năng tổ chức và quản lý sự kiện
- Có khả năng làm việc theo nhóm và làm việc dưới áp lực cao